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Variable Vergütung: Motor für Prozessverbesserungen

Variable Vergütung: Motor für Prozessverbesserungen

Variable Vergütung: Motor für Prozessverbesserungen


Geschäftsprozesse sind der Kern jedes Unternehmens. In der Praxis mangelt es aber oft an genauer Dokumentation ebenso wie an konsequenter Weiterentwicklung. Als Alternative zum klassischen Projektansatz kann ein Unternehmen auch dezentral an Prozessverbesserungen arbeiten – und das variable Vergütungssystem als Motor nutzen.

Prozessverbesserungen im Sinne von Verbesserungen der täglichen Arbeitsabläufe im Unternehmen sind die Grundlage für Produktivitätssteigerungen, höhere Qualität, mithin für gesteigerte Wertschöpfung und auch für effizienzorientierte Mitarbeitermotivation. Vor der Beantwortung der Frage “Wie setzten wir als Unternehmen Prozessverbesserungen um?” steht jedoch zuerst die anspruchsvolle Aufgabe, Verbesserungspotentiale und –ideen zu ermitteln.

Prozessverbesserungen: Zuerst die Prozesse kennen

In vielen Unternehmen existieren definierte und schriftlich fixierte Prozesse, die z.B. im Rahmen der Qualitätsmanagement-Dokumentation erstellt wurden. Oft spiegeln diese aber nicht die Realität der täglichen Arbeit wider, sind theoretisiert oder schlichtweg veraltet.

Und selbst wenn die Dokumentation aktuell ist, ist damit nicht gesagt, dass auch eine konsequente Weiterentwicklung – eine Evolution – der Prozesse über die Zeit hinweg erfolgt. Die durch Kunden, durch Mitarbeiterwechsel oder schlichtweg durch technologischen Fortschritt hervorgerufenen Veränderungen werden häufig nicht integriert, noch seltener erfolgt zeitgerecht eine entsprechende Optimierung der Prozesse. Die Folge sind Ineffizienzen, Verschwendung und Wertschöpfungsverluste.

Warum Verbesserungsprojekte nicht immer die Lösung sind

Ein möglicher Ansatz zur Weiterentwicklung von Prozessen sind klassische Verbesserungsprojekte. Hier wird ein Projektteam zusammengestellt, das einen oder mehrere Prozesse strukturiert analysiert und gemeinsam Verbesserungspotentiale ermittelt.

Vorteilhaft an diesem Ansatz ist natürlich die ganzheitliche Sicht auf den Prozess und die Konzentration von Kompetenzen auf ein Ziel. Allerdings ist dieses Vorgehen auch recht zeit- und ressourcenintensiv und damit oft nur schwer zu realisieren.

Prozessverbesserungen aus persönlicher Erfahrung heraus

Als alternativer Ansatz kann Verbesserungspotential auch dezentral ermittelt werden, indem die an den verschiedenen Prozessen beteiligten Mitarbeiter einbezogen werden. Gerade sie wissen oft am besten, wo Probleme bestehen und haben, bewusst oder unbewusst, gute Lösungsideen.

Die Herausforderung besteht darin, dieses Wissen zu erfassen, zu evaluieren und in realistische Maßnahmen für Prozessverbesserungen umzusetzen. Hier können erfolgsorientierte Vergütungssysteme sowohl Anreiz als auch Unterstützung bieten.

Prozesse wirken sich auf Ziele aus

Ein variables Vergütungssystem ist ein wirksames Werkzeug zur strukturierten Erfassung von Problemen und Ideen hinsichtlich der Arbeitsabläufe: Bei der Zielvereinbarung gemeinsam mit dem Mitarbeiter liegt der Fokus auf der Definition von messbaren und erreichbaren Zielen, die sich auf den Aufgabenbereich des Mitarbeiters beziehen.

Lassen Sie sich im Jahreszielgespräch vor der Zielvereinbarung vom Mitarbeiter seine eigenen Arbeitsabläufe sowie die vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte, die nicht im Aufgabenbereich des Mitarbeiters liegen, erläutern. Schlagen Sie dem Mitarbeiter auf dieser Grundlage Ziele vor und seien Sie aufmerksam für fundierte Einwände: Diese können bereits Indikatoren für Schwierigkeiten in den Prozessen und erste Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen sein.

Beispiel: Rechnungsprüfung

Für eine Mitarbeiterin in der Rechnungsprüfung wird das Ziel vorgeschlagen, dass 95 Prozent der Rechnungen innerhalb der Skonto-Frist zu zahlen sind. Die Mitarbeiterin lehnt dieses Ziel ab, da für sie seine Erreichung nicht maßgeblich von ihrer Leistung abhängt. Auf Nachfrage äußert sie, dass leider nicht alle Rechnungen bei der Rechnungsprüfung eingehen, sondern ca. 40 Prozent persönlich an den Besteller der Ware oder Dienstleistung adressiert sind – und dort oftmals einige Zeit liegen bleiben, bis sie per Hauspost an die Rechnungsprüfung weitergeleitet werden. Die Skonto-Fristen sind dann zumeist schon abgelaufen.

Die Prozesse für Bestellungen und Rechnungsprüfungen sind hier also deutlich verbesserungswürdig. Die Mitarbeiterin kann auch einen Vorschlag für Prozessverbesserungen formulieren: In Zukunft sollten beispielsweise alle Bestellungen so formuliert werden, dass der Lieferant die Rechnung immer an die Rechnungsprüfung adressiert.

Ergebnisse strukturiert nutzen und weiterentwickeln

Im Zielvereinbarungsgespräch können solche Probleme und damit verbundene Verbesserungspotenziale durch eine kluge Gesprächsführung ermittelt werden. Diese sind dann zu dokumentieren und weitere Schritte einzuleiten. Dafür muss allerdings grundsätzlich festgelegt sein, wer für die Weiterbearbeitung zuständig ist – dies kann beispielsweise der Qualitätsbeauftragte sein, der ggf. einen Abgleich mit den dokumentierten Prozessen durchführt, eine abteilungsübergreifende Klärung herbeiführt und die Etablierung der Prozessverbesserungen organisatorisch unterstützt.

Darüber hinaus kann die Identifikation von Verbesserungspotential als Ziel für die einzelnen Mitarbeiter formuliert werden: So können die Mitarbeiter als “Streckenposten” eingesetzt werden, die kontinuierlich ihre eigenen Prozessabschnitte beobachten und Potentiale identifizieren. Die Formulierung von realistischen Verbesserungsvorschlägen kann dann im Rahmen variabler Vergütung honoriert werden.

Wenn Sie sich mit einem Experten über Prozessverbesserungen in Ihrem Unternehmen austauschen möchten, nehmen Sie bitte einfach Kontakt zu uns auf.

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