Variable Vergütungen sind ein Bestandteil aktueller Vergütungssysteme, denn sie differenzieren Leistung, motivieren Mitarbeitende und schaffen Anreize für die Zielerreichung. Für Unternehmensleitungen und HR-Verantwortliche stellt sich jedoch regelmäßig die Frage, wie diese Zahlungen korrekt erfasst und verbucht werden.
Definition und Abgrenzung
Die variable Vergütung unterscheidet sich deutlich von festen Gehaltsbestandteilen. Zu den gängigen Formen gehören Provisionen, Jahresboni, Umsatzbeteiligungen oder Zielvereinbarungsprämien. Variable Vergütungen dienen dabei nicht nur der Motivation, sie unterstützen auch die gezielte Leistungssteuerung innerhalb des Unternehmens.
Entsprechende Zahlungen erfolgen entweder einmalig, beispielsweise in Form einer Prämie, oder regelmäßig, zum Beispiel in Form von monatlich ausgeschütteten Leistungszulagen. Eine klare vertragliche Regelung ist hier maßgeblich, um Missverständnisse zu vermeiden.
Vertragliche Grundlagen
Für Unternehmensleitungen und Personalverantwortliche ist es wichtig, Ansprüche auf variable Vergütungen vertraglich festzuhalten. Arbeitsverträge oder Zusatzvereinbarungen sollten in diesem Kontext die Kriterien für Anspruch, Berechnung und Auszahlung transparent definieren.
Dabei ist zwischen freiwilligen Zahlungen und vertraglich zugesagten Vergütungen zu unterscheiden. Ein vertraglich gesicherter Anspruch schützt beide Seiten und erleichtert die Lohnabrechnung erheblich. Ausschlaggebend ist auch die Dokumentation der Kriterien, nach denen Unternehmen Zielerreichungen bewerten und Vergütungen berechnen.
Auszahlung und Rhythmus
Die Auszahlung variabler Vergütungen erfolgt je nach Vereinbarung monatlich, quartalsweise oder jährlich. Bei unterjähriger Ansammlung von Ansprüchen empfiehlt sich eine Rückstellung in der Buchhaltung.
Steuerlich bestimmt das Zuflussprinzip den Zeitpunkt der Versteuerung, sodass der Auszahlungsmonat maßgeblich für die Lohnsteuerberechnung ist. Unternehmen sollten die Auszahlungstermine im Blick behalten, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
Lohnsteuerliche Behandlung
Variable Vergütungen gelten als steuerpflichtiger Arbeitslohn und unterliegen damit der regulären Lohnsteuer. Bei Einmalzahlungen ist die Jahrestabelle heranzuziehen, da hier eine besondere Berechnungsmethode Anwendung findet, wodurch eine gleichmäßige Steuerbelastung sichergestellt ist. Der Zeitpunkt des Zuflusses ist dabei ausschlaggebend, also der Moment, zu dem der Mitarbeitende die Vergütung tatsächlich erhält.
Die zugrunde liegenden Berechnungen sollten sorgfältig dokumentiert werden, insbesondere in der Lohnabrechnung. Eine transparente Darstellung der Steuerberechnung erleichtert interne Prüfungen und hilft, Rückfragen von Mitarbeitenden oder Finanzbehörden vorzubeugen. Ein standardmäßiges Lohnprogramm unterstützt diesen Prozess und stellt sicher, dass die steuerlichen Regelungen korrekt umgesetzt werden.
Erfassung und Buchung
Eine spezialisierte Lohnsoftware unterstützt die Einrichtung eigener Lohnarten für unterschiedliche Vergütungsformen. Laufender Arbeitslohn und sonstige Bezüge lassen sich dadurch klar trennen und Lohnjournale, Lohnkonten und Buchungsbelege erleichtern die Kontrolle. Die Buchung erfolgt auf separate Konten oder Kostenstellen und Rückstellungen werden für Leistungszeiträume ohne sofortige Auszahlung gebildet.
Variable Vergütungen lassen sich nur mit Fachkenntnis und System korrekt verbuchen. Nötig ist dabei eine
- sorgfältige Abgrenzung der Leistungszeiträume, um sicherzustellen, dass variable Vergütungen im richtigen Monat oder Geschäftsjahr berücksichtigt werden;
- transparente Kommunikation zwischen Personalabteilung und Buchhaltung, damit alle relevanten Informationen zu Berechnung und Auszahlung vorliegen sowie
- regelmäßige Überprüfung der Rückstellungen und Buchungskonten, sodass Unternehmen Abweichungen oder Doppelbuchungen frühzeitig erkennen.
Einfluss auf Folgeprozesse
Variable Vergütungen wirken sich auf verschiedene Folgeprozesse aus. Sie beeinflussen unter anderem das Urlaubsgeld, die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und das Elterngeld. Ferner sollten Unternehmen unbedingt die Auswirkungen auf die betriebliche Altersvorsorge berücksichtigen, sofern dies in den Regelungen vorgesehen ist.
In einigen Fällen lassen sich Ansprüche auch in Zeitguthaben oder Sonderurlaub umwandeln, was die Flexibilität für Mitarbeitende und das Unternehmen erhöht.
Variable Vergütung: Service-Links für Sie
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