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Muster Zielvereinbarungsgespräch

Es ist eine der zentralen Aufgaben, wenn nicht die zentrale Aufgabe einer Führungskraft: Dafür zu sorgen, dass seine Mitarbeiter ihre Aufgaben kennen und erfüllen können. Nur so kann das Team oder Einheit optimal zum Erfolg des ganzen Unternehmens beitragen.

Das Führen mit Zielen („Management by Objectives“, MbO) geht noch einen entscheidenden Schritt weiter. Es fokussiert nicht auf die Gegenwart, sondern auf die Zukunft. Und auf deren erfolgreiche Gestaltung.

Im Zielvereinbarungsgespräch werden die vom einzelnen Mitarbeiter oder vom Team zu erreichenden Ziele mit der Führungskraft besprochen und verbindlich festgelegt. Dabei kommt es auf die richtige Wahl der Ziele an.

Zielvereinbarungsgespräch als Führungsinstrument

Eingebettet in einer von Vertrauen geprägten Unternehmenskultur können gut geführte Zielvereinbarungsgespräche zu verantwortungsvollem, zielorientiertem Handeln jedes einzelnen Mitarbeiters beitragen. Dadurch sind sie ein mächtiges Instrument zur Steigerung des Unternehmenserfolges. Vorausgesetzt, dass wichtige Regeln zur Wahl und Formulierung der Ziele und bei der Gesprächsführung beachtet werden.

Unternehmensziele und Ziele des Mitarbeiters

Die in Zielvereinbarungsgesprächen festgelegten Ziele beziehen sich speziell auf den Aufgabenbereich des jeweiligen Mitarbeiters. Dabei werden die Ziele von den übergeordneten Unternehmenszielen abgeleitet und zugeschnitten auf den Aufgabenbereich des Mitarbeiters. Idealerweise berücksichtigen die vereinbarten Ziele auch individuelle Zielsetzungen des Mitarbeiters, etwa bezogen auf dessen Weiterbildung und Karriereentwicklung im Unternehmen.

Ziele sollen motivieren und die Richtung des Handelns weisen

Damit die Ziele motivierend wirken können und gleichzeitig auch für den Mitarbeiter erreichbar sind, empfiehlt es sich, nur drei bis fünf Ziele festzulegen. Diese Ziele sollen eine unternehmensweit untereinander abgestimmte Hierarchie von Maßnahmen widerspiegeln und in eine gemeinsame Richtung weisen, d.h. sie müssen untereinander widerspruchsfrei sein.

Tipps zur Zielformulierung

Die Anfangsbuchstaben der englischen Adjektive specific, measurable, achievable, realistic und timed, also s.m.a.r.t., helfen bei der Formulierung der einzelnen Ziele: Es lohnt sich also darauf zu achten, dass die Ziele spezifisch und klar formuliert sind. Ziele müssen messbar sein anhand von zuvor festgelegten quantitativen oder qualitativen Messkriterien. Die Zielhöhe (bei qualitativen Zielen: das Zielniveau) sollte anspruchsvoll sein, aber dennoch realistisch. Zur Zielplanung gehört auch die Festlegung des Zeitraumes, in dem die Ziele erreicht werden sollen (timed).

Meilensteine und Feedbackgespräche

Eine gute Unterstützung für den einzelnen Mitarbeiter auf dem Weg zum Erreichen der gesetzten Ziele ist es, bereits im Zielvereinbarungsgespräch Zwischenziele als Meilensteine zu formulieren und konkrete Zeitpunkte festzulegen, an denen in einem Feedbackgespräch der jeweils aktuelle Stand besprochen werden kann. In einem solchen Zwischengespräch können dann gegebenenfalls noch Anpassungen hinsichtlich der anfangs festgelegten Aktivitäten zur Zielerreichung vorgenommen werden, sofern dies z.B. aufgrund von veränderten Rahmenbedingungen sinnvoll erscheint.

Verknüpfung von Zielerreichung mit variabler Vergütung

In vielen Unternehmen wird die Ausschüttung von variablen Vergütungselementen mit dem Erreichen der zuvor vereinbarten Ziele verknüpft. Dies führt häufig zu negativen Effekten, z.B. dass versucht wird, möglichst leicht erreichbare Zielehöhen und -niveaus zu vereinbaren, um mit geringerer Anstrengung in den Genuss variabler Vergütungsanteile zu kommen.

Planungssicherheit durch Zieloptimierung

Solche negativen Effekte können im System der Zieloptimierung – einer Weiterentwicklung des klassischen Systems der Zielvereinbarung – ausgeschlossen werden. Bei der Zieloptimierung wählt der Mitarbeiter bereits im Zielvereinbarungsgespräch selbst eine maximal erreichbare Zielhöhe. Je höher dieses Ziel ist und je genauer der Mitarbeiter das im Zielvereinbarungsgespräch anvisierte Ziel erreicht, desto höher fällt seine variable Vergütung aus. Dadurch wird der Mitarbeiter motiviert, seine Leistungsfähigkeit möglichst genau und zugleich höchstmöglich einzuschätzen, um die für ihn optimale Vergütung zu erhalten.

Unternehmen und Mitarbeiter verfolgen so das gleiche Ziel, nämlich den größtmöglichen Erfolg zu sichern und beide können dadurch auch den optimalen Nutzen erhalten. Nebenbei trägt ein solches System der Zieloptimierung auch zur Planungssicherheit für das Unternehmen bei.

Vorausdenken und Erfolge planen

Vorausschauende Unternehmensleitungen und Führungskräfte denken in Zeiten, in denen andere im Sommerurlaub sind, bereits an die kommenden strategischen Planungen. Sie befassen sich gedanklich schon mit den anstehenden Budgetplanungen in den Herbstmonaten und überlegen, wie nach den vergangenen Krisenjahren die Erwartungen der Mitarbeiter und die langsam wieder besser werdenden finanziellen Möglichkeiten des Unternehmens „unter einen Hut“ gebracht werden können.

Sie denken möglicherweise auch bereits jetzt darüber nach, wie Unternehmensziele sinnvoll auf die einzelnen Abteilungen, Teams und Mitarbeiter kaskadiert und aufgespalten werden können. Vielleicht bereiten Sie sich schon auf die bevorstehenden Zielvereinbarungsgespräche mit Ihren Mitarbeitern vor. Wir freuen uns, wenn diese Zeilen und die folgenden Arbeitshilfen und Checklisten Ihnen etwas Unterstützung bei diesen Überlegungen und Vorbereitungen bieten können.

Checklisten und Arbeitshilfen zu Gesprächen über Zielvereinbarung und Zielerreichung

Unsere Checkliste zum Zielvereinbarungsgespräch unterstützt Vorgesetzte bei dieser wichtigen Aufgabe und gibt weitere Tipps zur Formulierung von Zielen und deren Priorisierung. Zusätzlich enthält diese Checkliste hilfreiche Tipps zur organisatorischen Vorbereitung des Zielvereinbarungsgesprächs und bezüglich der Gesprächsführung. Ergänzt wird diese Checkliste durch zwei Arbeitshilfen für Mitarbeiter zur Vorbereitung auf das Zielvereinbarungsgespräch und das Zielerreichungsgespräch und einer weiteren Checkliste für Vorgesetzte zur Vorbereitung des Zielerreichungsgespräches.

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